Wspólnota mieszkaniowa a ustawa AML – czy podlega obowiązkom?
Streszczenie (dla zabieganych)
Wspólnota mieszkaniowa co do zasady nie jest „instytucją obowiązaną” w rozumieniu ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (AML). Oznacza to, że nie ma wobec niej typowych obowiązków AML (np. oceny ryzyka, środków bezpieczeństwa finansowego czy raportowania do GIIF). Banki – jako instytucje obowiązane – mogą jednak wymagać wybranych informacji, ale tylko w zakresie niezbędnym do obsługi rachunku.
Czym jest wspólnota mieszkaniowa i gdzie „wpada” w przepisy?
Wspólnota mieszkaniowa to szczególny podmiot tworzony przez właścicieli lokali, działający na podstawie ustawy o własności lokali. Nie prowadzi działalności gospodarczej w znaczeniu typowym dla firm i nie jest wymieniona w katalogu „instytucji obowiązanych” AML (m.in. banki, biura rachunkowe, doradcy podatkowi, pośrednicy w obrocie nieruchomościami).
Czy wspólnota mieszkaniowa podlega AML?
Nie, wspólnota mieszkaniowa nie podlega AML. Katalog podmiotów objętych AML jest zamknięty i wymienia konkretne profesje/instytucje. Wspólnoty mieszkaniowe w nim nie figurują, dlatego co do zasady nie stosują obowiązków AML (np. dokumentacji ryzyka, wyznaczania AML Officerów itp.). Ten wniosek potwierdzają opracowania branżowe i analizy prawnicze.
Skąd więc żądania banków do wspólnot mieszkaniowych?
Bank jest instytucją obowiązaną. Może zatem żądać informacji koniecznych do spełnienia własnych obowiązków AML/KYC – np. danych osób uprawnionych do reprezentacji czy dokumentów potwierdzających istnienie wspólnoty i mandat zarządu. Nie oznacza to jednak prawa do „hurtowego” żądania ankiet AML tak, jak wobec klientów-przedsiębiorców. W praktyce część banków nadmiernie rozszerza zakres wymagań wobec wspólnot – bez wyraźnej podstawy prawnej.
Co wspólnota ma (i czego nie ma) obowiązek przekazać bankowi?
- ✅ Dokumenty reprezentacji (np. uchwała o wyborze zarządu, regulamin, ewentualnie pełnomocnictwa).
- ✅ Dane kontaktowe i identyfikacyjne osób podpisujących umowę rachunku.
- ❌ Beneficial owner (UBO) – wspólnota nie ma klasycznego „właściciela” jak spółki; koncepcja UBO na gruncie AML nie przekłada się 1:1 na wspólnoty.
- ❌ Procedury AML wspólnoty – brak podstawy, bo wspólnota nie jest instytucją obowiązaną.
Podstawą selektywnego żądania danych przez bank jest ustawa AML, ale obowiązki dotyczą banku, nie wspólnoty jako instytucji obowiązanej.
Wyjątki i sytuacje graniczne
- Zewnętrzny zarządca nieruchomości / księgowość: jeżeli wspólnota korzysta z usług biura rachunkowego lub doradcy podatkowego, to te podmioty – jako instytucje obowiązane – realizują swoje obowiązki AML wobec własnych klientów (nie przerzuca to jednak reżimu AML na wspólnotę).
- Pośrednictwo w obrocie nieruchomościami: jeśli współpracujesz z pośrednikiem (agentem) przy sprzedaży/kupnie, to agent podlega AML – ale to jego obowiązki, nie wspólnoty.
Praktyczny check-list dla zarządu wspólnoty
- Zweryfikuj podstawę: zapytaj bank, na jakiej podstawie prawnej żąda danej informacji/ankiety i do jakiego celu ją wykorzysta.
- Przekazuj tylko to, co niezbędne: dokumenty reprezentacji i dane osób uprawnionych do dysponowania rachunkiem zwykle wystarczą.
- Chroń dane właścicieli: brak podstaw do przekazywania pełnych list właścicieli czy danych wrażliwych „na wszelki wypadek”.
- Ustal kontakt roboczy: wyznacz w banku opiekuna rachunku, by ograniczyć „szum informacyjny” i seryjne ankiety.
- Udokumentuj korespondencję: przechowuj w aktach wspólnoty wszelkie pisma/emaile (audyt ścieżki decyzyjnej banku może się przydać).
Linkowanie wewnętrzne: przejrzystość własności a dostęp do KW
Przy okazji porządkowania dokumentów reprezentacji warto zadbać o aktualny wgląd w księgi wieczyste – to pomaga weryfikować stan prawny lokali i nieruchomości wspólnej (np. przy zmianach w zarządzie). Zobacz nasz praktyczny poradnik:
➡️ Księgi wieczyste po zalogowaniu – co się zmienia?
Podsumowanie
- Wspólnota mieszkaniowa nie jest instytucją obowiązaną AML, więc nie ma „własnych” obowiązków AML.
- Bank – jako instytucja obowiązana – może żądać tylko niezbędnych informacji do obsługi rachunku i spełnienia własnych obowiązków.
- Chroń dane i odpowiadaj precyzyjnie na zapytania, prosząc o podstawę prawną w razie wątpliwości.
FAQ: wspólnota mieszkaniowa a AML
Nie. Nie jest instytucją obowiązaną w rozumieniu ustawy AML.
Może wymagać wybranych informacji potrzebnych do realizacji własnych obowiązków AML, ale nie pełnej „procedury AML wspólnoty”. W każdym przypadku warto poprosić o podstawę prawną i zakres niezbędny do obsługi rachunku.