Obowiązki zarządu lub zarządcy nieruchomości – zebranie właścicieli lokali
Zarząd lub zarządca nieruchomości (któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono w sposób określony w art. 18 ust. 1 Ustawy o własności lokali) ma obowiązek zwoływać zebranie ogółu właścicieli lokali co najmniej raz w roku, nie później niż w pierwszym kwartale każdego roku.
Kluczowe decyzje związane z zarządem nieruchomością wspólną zapadają w świetle Ustawy o własności lokali na zebraniach właścicieli lokali. W Ustawie o własności lokali rozróżnia się dwa rodzaje zebrań – obligatoryjne, odbywane raz do roku w terminie do końca marca, oraz nieobowiązkowe, zwoływane w razie potrzeby.
Zazwyczaj zwołaniem zebrania i przygotowaniem dokumentów zajmuje się zarządca nieruchomości lub upoważniony przez zarząd administrator wspólnoty mieszkaniowej.
Roczne zebranie ogółu właścicieli lokali
Roczne zebranie ogółu właścicieli lokali zwołuje zarząd lub zarządca nieruchomości. Ewentualnie zebranie może zwołać upoważniony do tego administrator wspólnoty mieszkaniowej. Zwołanie zebrania rocznego w terminie określonym ustawą jest kompetencją i obowiązkiem organu wspólnoty mieszkaniowej jakim jest – zarząd lub zarządca nieruchomości. Niedotrzymanie terminu określonego w ustawie przez organ wspólnoty mieszkaniowej, powoduje że uprawnienie to przechodzi na każdego członka wspólnoty mieszkaniowej. Przyjęte przez ustawodawcę rozwiązanie ma zmobilizować zarząd lub zarządcę do wywiązania się z obowiązków związanych z pełnioną funkcją, a jednocześnie umożliwić każdemu z członków wspólnoty mieszkaniowej przełamanie bezczynności, gdy zarząd lub zarządca nieruchomości z tych obowiązków się nie wywiązuje. Zwołanie zaś zebrania z naruszeniem ustawowego terminu, nie skutkuje nieważnością takiego zebrania, ani podjętych tam uchwał.
W zakresie porządku zebrania, ustawa wskazuje jego minimalny zakres. Wśród spraw, które zarząd lub zarządca musi poddać pod głosowanie znajdują się: uchwalenie rocznego planu gospodarczego zarządu nieruchomością wspólną i opłat na pokrycie kosztów zarządu, ocena pracy zarządu lub zarządcy, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono w sposób określony w art. 18 ust. 1, sprawozdanie zarządu i podjęcie uchwały w przedmiocie udzielenia mu absolutorium. Zarządca nieruchomości albo administrator wspólnoty mieszkaniowej powinien wiedzieć jak przygotować uchwały zgodne z prawem, które nie zostaną później zaskarżone przez właścicieli lokali.
Jak wskazał Sąd Apelacyjny w Warszawie w wyroku z 16.06.2011 r., VI ACa 170/11, wspólnota mieszkaniowa jest szczególnym podmiotem, składającym się z osób powiązanych ze sobą tym tylko, że są właścicielami lokali w tymi samym budynku. Dlatego też w odróżnieniu od spółdzielni mieszkaniowej, postępowanie wewnątrz wspólnoty mieszkaniowej jest w maksymalnym stopniu odformalizowane. W związku z tym właściciele lokali nie są związani porządkiem obrad i projektami uchwał zawartymi w zawiadomieniu o zebraniu. Właściciele mogą je akceptować, ale też dowolnie zmieniać na zebraniu oraz podejmować własne uchwały. W większości wspólnot mieszkaniowych nad przebiegiem zebrania zgodnego z prawem czuwa zarządca nieruchomości albo doświadczony administrator wspólnoty mieszkaniowej.