Jak zmienić zarządcę lub administratora wspólnoty mieszkaniowej?

Decyzja o zmianie firmy obsługującej wspólnotę zwykle dojrzewa przez dłuższy czas. Sprawy pozostają otwarte miesiącami, zarząd ma trudności z uzyskaniem konkretnych informacji, dokumentacja jest nieuporządkowana albo pojawiają się wątpliwości dotyczące rozliczeń i sposobu wydawania pieniędzy wspólnoty.

Samo podjęcie decyzji o zmianie to jednak dopiero początek. Najpierw trzeba ustalić, w jakim modelu zarządzana jest nieruchomość, na jakiej podstawie działa obecna firma i kto jest uprawniony do zakończenia współpracy.

To istotne, ponieważ potocznie „zarządcą” często nazywa się każdą firmę obsługującą wspólnotę, podczas gdy prawnie mogą występować różne modele. W praktyce administrowanie nieruchomościami i zarząd powierzony to dwa różne rozwiązania.

W jednej wspólnocie właściciele mają własny zarząd, a firma zewnętrzna wykonuje na jego zlecenie czynności administracyjne. W innej zarząd nieruchomością wspólną został powierzony osobie fizycznej albo prawnej zgodnie z art. 18 ustawy o własności lokali.

Procedura zmiany nie jest w obu przypadkach taka sama.

Kiedy warto rozważyć zmianę zarządcy lub administratora?

Decyzja o zmianie firmy najczęściej nie wynika z pojedynczego błędu, lecz z utraty zaufania do sposobu prowadzenia nieruchomości.

Sygnałem ostrzegawczym może być brak odpowiedzi na korespondencję zarządu i właścicieli, wielomiesięczne nierozwiązywanie zgłoszonych spraw, brak kontroli terminów umów i obowiązkowych przeglądów, nieczytelne rozliczenia, problemy z dokumentacją, nieskuteczna windykacja czy niewykonywanie podjętych uchwał.

Szczególnej uwagi wymagają również wydatki wspólnoty i sposób wyboru wykonawców. Zarząd powinien być w stanie ustalić, dlaczego wybrano konkretną ofertę, jaki zakres prac został zlecony, czy został faktycznie wykonany i z czego wynika wysokość poniesionego kosztu.

Niepokój powinny budzić sytuacje, w których:

• te same firmy otrzymują kolejne zlecenia bez przejrzystego sposobu wyboru,
• ceny robót lub usług istotnie odbiegają od porównywalnych ofert, a różnica nie jest racjonalnie wyjaśniona,
• opisy faktur nie pozwalają ustalić, za co dokładnie zapłaciła wspólnota,
• brakuje ofert, zleceń, umów, protokołów odbioru albo innych dokumentów potwierdzających zakres wykonanych prac,
• zarząd nie otrzymuje informacji pozwalających zweryfikować sposób wyboru wykonawcy,
• pojawiają się wątpliwości dotyczące powiązań pomiędzy osobami uczestniczącymi w podejmowaniu decyzji a wykonawcami otrzymującymi zlecenia.

Sama wysoka faktura nie świadczy oczywiście o nieprawidłowości. Problem pojawia się wtedy, gdy brakuje transparentności pozwalającej zarządowi ocenić, czy środki wspólnoty są wydawane gospodarnie i w jej interesie.

W skrajnych przypadkach nieprzejrzyste zasady zlecania prac mogą prowadzić do podejrzenia konfliktu interesów albo działania na niekorzyść wspólnoty. Takich sytuacji nie należy jednak oceniać na podstawie domysłów. Trzeba zweryfikować umowy, faktury, oferty, zlecenia, protokoły i rzeczywiście wykonany zakres prac.

Równie ważny jest sposób raportowania. Zarząd powinien wiedzieć, jakie sprawy są prowadzone, na jakim są etapie, jakie zobowiązania ma wspólnota i które kwestie wymagają podjęcia decyzji.

Dobrym elementem przejęcia nieruchomości przez nową firmę może być audyt wspólnoty mieszkaniowej, pozwalający zweryfikować dokumentację, rozliczenia, umowy i sprawy pozostawione przez poprzednika.

Najpierw ustal: administrator czy zarządca powierzony?

To najważniejsze pytanie przed rozpoczęciem procedury.

Wspólnota z zarządem właścicielskim i administratorem

W wielu wspólnotach właściciele wybierają zarząd wspólnoty, a następnie zarząd zawiera umowę z profesjonalną firmą zajmującą się bieżącą obsługą nieruchomości.

W takim modelu zewnętrzna firma nie zastępuje ustawowego zarządu. Zarząd nadal kieruje sprawami wspólnoty i reprezentuje ją na zewnątrz.

Ustawa o własności lokali stanowi, że zarząd samodzielnie podejmuje czynności zwykłego zarządu, natomiast do czynności przekraczających ten zakres potrzebna jest uchwała właścicieli. Więcej o tym podziale piszemy w artykule o obowiązkach zarządu wspólnoty mieszkaniowej.

Dlatego wypowiedzenie zwykłej umowy z administratorem nie musi w każdej sytuacji wymagać uchwały właścicieli. Trzeba przeanalizować konkretną umowę, sposób reprezentacji wspólnoty i zakres kompetencji zarządu.

Zarząd powierzony zgodnie z art. 18 ustawy o własności lokali

Inaczej wygląda sytuacja, gdy sposób zarządu nieruchomością wspólną został określony w umowie sporządzonej w formie aktu notarialnego, a zarząd powierzono osobie fizycznej albo prawnej.

Zmiana sposobu zarządu ustalonego w tym trybie następuje na podstawie uchwały właścicieli zaprotokołowanej przez notariusza. Uchwała ta stanowi podstawę odpowiedniego wpisu w księdze wieczystej.

Dlatego przed podjęciem działań warto sprawdzić akty notarialne, księgę wieczystą, wcześniejsze uchwały oraz umowę z aktualną firmą.

Więcej o tych różnicach opisujemy w artykule czym różni się zarządzanie od administrowania nieruchomościami.

Jak zmienić administratora lub zarządcę krok po kroku?

1. Sprawdź dokumenty i obecną umowę

Zmiana powinna rozpocząć się od analizy dokumentów, a nie od przygotowania wypowiedzenia.

Trzeba przede wszystkim ustalić:

• kto zawarł obecną umowę,
• jaki jest dokładny zakres obowiązków firmy,
• na jaki czas zawarto umowę,
• jaki przewidziano sposób i okres wypowiedzenia,
• od kiedy liczony jest okres wypowiedzenia,
• czy istnieją podstawy wcześniejszego rozwiązania umowy,
• czy umowa przedłuża się automatycznie,
• jakie obowiązki ma firma po zakończeniu współpracy,
• czy mamy do czynienia z umową o obsługę wspólnoty, czy z zarządem powierzonym.

Nie należy opierać procedury wyłącznie na nazwie używanej przez mieszkańców. To, że firma od lat określana jest jako „zarządca”, nie przesądza jeszcze o jej prawnej roli.

2. Ustal, kto może podjąć decyzję o zmianie

Jeżeli wspólnota ma zarząd właścicielski, a firma działa na podstawie zwykłej umowy o administrowanie, rozwiązanie tej umowy może należeć do kompetencji zarządu.

Jeżeli natomiast zmieniany jest sposób zarządu ustalony zgodnie z art. 18 ustawy o własności lokali, konieczne jest przeprowadzenie procedury właściwej dla takiej zmiany.

Nie istnieje więc jeden uniwersalny wzór „uchwały o zmianie zarządcy”, który można zastosować w każdej nieruchomości.

Najpierw trzeba odpowiedzieć na pytanie:

czy zmieniamy wykonawcę obsługującego zarząd wspólnoty, czy zmieniamy prawnie określony sposób zarządu nieruchomością wspólną?

3. Jeżeli potrzebne jest zebranie – zwołaj je prawidłowo

Właściciele posiadający łącznie co najmniej 1/10 udziałów w nieruchomości wspólnej mogą zażądać zwołania zebrania przez zarząd albo zarządcę, któremu powierzono zarząd.

Nie należy tego utożsamiać z ogólnym prawem właścicieli do samodzielnego zwoływania każdego zebrania.

O zebraniu należy prawidłowo zawiadomić właścicieli, wskazując termin, miejsce i porządek obrad.

Jeżeli zmieniany ma być sposób zarządu ustalony zgodnie z art. 18, trzeba uwzględnić również udział notariusza.

Więcej o formalnościach dotyczących zebrań opisujemy w artykule o dorocznym zebraniu właścicieli lokali.

4. Przygotuj właściwą uchwałę – jeżeli jest potrzebna

Treść uchwały musi odpowiadać rzeczywistej sytuacji wspólnoty.

Inaczej będzie wyglądała uchwała dotycząca zmiany sposobu zarządu, inaczej wybór nowego zarządu właścicielskiego, a jeszcze inaczej decyzja dotycząca zawarcia określonej umowy.

Co do zasady głosy właścicieli liczy się według wielkości udziałów. Ustawa przewiduje jednak również sytuacje, w których można stosować zasadę „jeden właściciel – jeden głos”.

Dlatego projektów uchwał nie warto kopiować bez analizy z innych nieruchomości.

5. Wypowiedz umowę zgodnie z jej warunkami

Nie istnieje jeden okres wypowiedzenia obowiązujący wszystkie wspólnoty.

Najważniejsza jest treść konkretnej umowy. Trzeba sprawdzić długość okresu wypowiedzenia, sposób jego liczenia, wymagania dotyczące formy oraz adres właściwy do składania oświadczeń.

Wypowiedzenie powinno zostać złożone w sposób pozwalający później wykazać jego treść i datę doręczenia.

Nie należy również automatycznie zakładać, że zawsze trzeba podawać przyczynę zakończenia współpracy albo że przyczyna nigdy nie ma znaczenia. Zależy to od rodzaju umowy, jej treści i podstawy rozwiązania.

W przypadku nietypowej umowy albo spodziewanego sporu warto wcześniej skorzystać z obsługi prawnej wspólnot mieszkaniowych.

Kiedy rozpocząć wybór nowej firmy?

Najlepiej zanim obecna firma zakończy świadczenie usług.

Pozwala to porównać oferty bez presji czasu i odpowiednio przygotować przejęcie nieruchomości.

Nie ma potrzeby przyjmowania konkretnej liczby ofert. Ważniejsze jest, żeby porównywać je według tych samych kryteriów.

Pomocny może być nasz przewodnik dotyczący wyboru zarządcy nieruchomości oraz zestawienie pokazujące, jak wybrać zarządcę nieruchomości w Warszawie.

Co sprawdzić przed podpisaniem umowy z nową firmą?

Obecnie państwowa licencja zarządcy nieruchomości nie jest obowiązkowym warunkiem wykonywania tej działalności. Trwają prace nad ponownym uregulowaniem zawodu i stworzeniem Centralnego Rejestru Zarządców Nieruchomości, ale według stanu na sierpień 2026 r. są to nadal rozwiązania projektowane.

Przy wyborze nowej firmy warto więc przede wszystkim ustalić, jak będzie wyglądała rzeczywista obsługa wspólnoty.

Znaczenie ma to, kto konkretnie będzie administratorem prowadzącym nieruchomość i ile oraz jakiego rodzaju wspólnot prowadzi równocześnie. Warto też porównać zakres oferty z obowiązkami zarządcy nieruchomości.

Warto również zweryfikować:

• zakres czynności znajdujących się w stałym wynagrodzeniu,
• katalog usług dodatkowo płatnych,
• sposób prowadzenia księgowości i rozliczeń,
• dostęp zarządu do informacji finansowych,
• sposób prowadzenia windykacji,
• raportowanie spraw prowadzonych dla wspólnoty,
• zasady przygotowywania zebrań i uchwał,
• sposób komunikacji z zarządem i właścicielami,
• funkcjonalność Panelu Mieszkańca,
• aktualne ubezpieczenie OC,
• opinie dostępne publicznie,
• referencje od innych wspólnot,
• sposób organizacji przejęcia nieruchomości.

Szczególnie niska cena nie musi oznaczać złej oferty. Warto jednak sprawdzić, co dokładnie obejmuje proponowane wynagrodzenie. Różnice mogą wynikać zarówno z organizacji firmy, jak i z tego, że część czynności jest dodatkowo płatna.

Pomocne może być również porównanie oferty z aktualnymi cenami obsługi wspólnot mieszkaniowych w Warszawie.

Przekazanie nieruchomości – najważniejszy etap zmiany

Podpisanie umowy z nową firmą nie oznacza jeszcze, że proces zmiany został zakończony.

Kluczowym etapem jest przekazanie dokumentacji oraz wiedzy o sprawach wspólnoty.

Warto przygotować szczegółowy protokół zdawczo-odbiorczy wraz z załącznikami, które dokładnie pokazują, co zostało przekazane.

W zależności od nieruchomości przekazanie powinno objąć m.in.:

• dokumentację prawną,
• dokumentację księgową i rozliczeniową,
• dokumentację budynku i urządzeń,
• obowiązujące umowy,
• uchwały i dokumentację głosowań,
• informacje o należnościach i prowadzonej windykacji,
• sprawy sądowe i administracyjne,
• ubezpieczenie oraz otwarte szkody,
• gwarancje i reklamacje,
• istotną korespondencję,
• informacje o prowadzonych inwestycjach i zleceniach,
• klucze, urządzenia oraz inne składniki potrzebne do dalszego prowadzenia nieruchomości.

Samo zdanie:

„przekazano całość dokumentacji”

nie zabezpiecza interesów wspólnoty.

Znacznie lepiej przygotować szczegółowy wykaz tego, co faktycznie przekazano, oraz osobną listę stwierdzonych braków.

Bankowość, systemy i dostępy

Przekazanie obsługi nie powinno polegać na przekazywaniu kolejnym osobom indywidualnych loginów i haseł.

W bankowości trzeba zweryfikować obecne pełnomocnictwa i uprawnienia, odebrać dostępy osobom, które nie powinny już z nich korzystać, oraz nadać nowe zgodnie z zasadami reprezentacji wspólnoty.

Podobnie należy postąpić z pocztą elektroniczną, systemami dostawców, kontami administracyjnymi i innymi narzędziami wykorzystywanymi przy prowadzeniu nieruchomości.

Zmiana firmy jest dobrym momentem na uporządkowanie całej struktury dostępów.

Co zrobić, jeżeli poprzednia firma nie przekazuje dokumentacji?

Problemy z przekazaniem dokumentów trzeba przede wszystkim dokładnie udokumentować.

Pierwszym krokiem powinno być ustalenie konkretnych braków. Następnie należy skierować formalne wezwanie wskazujące, jakie dokumenty, informacje, urządzenia lub dostępy mają zostać przekazane oraz w jakim terminie.

Znacznie skuteczniejsze jest wskazanie:

„brakuje wyciągów bankowych za okres…, umowy z wykonawcą…, protokołu przeglądu…, dokumentacji postępowania sądowego…”

niż ogólne żądanie przekazania „całej dokumentacji”.

Jeżeli wezwania pozostają bezskuteczne, dalsze działania zależą od rodzaju brakujących materiałów, podstawy ich posiadania oraz okoliczności zakończenia współpracy. Konieczne może być dochodzenie wydania dokumentacji na drodze cywilnej.

Trzeba również pamiętać, że celowe niszczenie, uszkadzanie, czynienie bezużytecznym, ukrywanie albo usuwanie dokumentu może wykraczać poza zwykły spór cywilny.

Art. 276 Kodeksu karnego przewiduje odpowiedzialność osoby, która niszczy, uszkadza, czyni bezużytecznym, ukrywa albo usuwa dokument, którym nie ma prawa wyłącznie rozporządzać. Za taki czyn grozi grzywna, kara ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do dwóch lat.

Kodeks karny posługuje się przy tym szerokim pojęciem dokumentu. W zależności od konkretnej sytuacji znaczenie prawne mogą mieć nie tylko tradycyjne papierowe akta, ale również odpowiednio utrwalone informacje funkcjonujące w postaci elektronicznej.

Nie oznacza to oczywiście, że każde opóźnienie w przekazaniu dokumentacji albo spór dotyczący jej zakresu stanowi przestępstwo.

Jeżeli jednak istnieją podstawy do podejrzenia, że istotne dokumenty są celowo ukrywane, usuwane albo niszczone, sytuację warto ocenić z prawnikiem również pod kątem możliwości zawiadomienia organów ścigania.

Nie funkcjonuje obecnie jeden państwowy organ dyscyplinarny zarządców, do którego można zgłosić każdy przypadek niewydania dokumentacji. Dlatego sposób działania należy dobierać do konkretnej sytuacji – od formalnego wezwania, przez dochodzenie wydania dokumentów, aż po odpowiednie środki prawnokarne, jeżeli zachowanie poprzedniego podmiotu rzeczywiście daje ku temu podstawy.

Audyt po przejęciu – co warto sprawdzić?

Pełna ocena sytuacji jest zazwyczaj możliwa dopiero po uzyskaniu dokumentacji od poprzedniej firmy.

Dlatego warto odróżnić wstępną analizę przed zmianą od właściwego audytu przejęcia.

Po otrzymaniu dokumentacji można zweryfikować m.in.:

• stan należności i zobowiązań,
• prawidłowość rozliczeń,
• faktury i istotne wydatki,
• sposób dokumentowania wyboru wykonawców,
• umowy i terminy ich obowiązywania,
• wykonanie podjętych uchwał,
• prowadzone windykacje,
• kompletność dokumentacji,
• obowiązkowe przeglądy,
• ubezpieczenie,
• gwarancje i reklamacje,
• sprawy sądowe i administracyjne,
• inne otwarte sprawy wymagające kontynuacji.

Jeżeli pojawiają się wątpliwości dotyczące wcześniejszych wydatków, warto zestawić faktury z ofertami, umowami, zleceniami, protokołami wykonania prac i – gdy jest to zasadne – cenami porównywalnych usług.

Nie chodzi o założenie z góry, że poprzednia firma działała nieprawidłowo. Chodzi o to, aby zarząd mógł zweryfikować, za co wspólnota zapłaciła i czy dokumentacja pozwala wykazać zasadność poniesionych kosztów.

Dobry audyt powinien odpowiedzieć na cztery pytania:

• Co jest prawidłowe?
• Czego brakuje?
• Jakie są ryzyka?
• Co należy zrobić w pierwszej kolejności?

Więcej o takim podejściu opisujemy w artykule o audycie wspólnoty mieszkaniowej.

Jak długo trwa zmiana administratora lub zarządcy?

Nie ma jednego ustawowego czasu trwania całego procesu.

Największe znaczenie mają okres wypowiedzenia, przyjęty sposób zarządu, ewentualna konieczność podjęcia uchwał i wykonania czynności notarialnych oraz sprawność przekazania dokumentacji.

Zmiana firmy nie powinna jednak powodować luki w obsłudze wspólnoty.

Do zakończenia obowiązywania dotychczasowej umowy poprzedni podmiot wykonuje swoje obowiązki zgodnie z jej treścią, natomiast nowa firma może przygotowywać przejęcie.

Najważniejsze jest jasne określenie:

do kiedy odpowiada poprzednia firma, kiedy następuje przekazanie i od którego dnia obsługę przejmuje następca.

Jak FILARIO organizuje przejęcie wspólnoty?

FILARIO działa w Warszawie jako zarządca nieruchomości i administrator wspólnot mieszkaniowych. Zmianę administratora traktujemy jako proces, a nie pojedyncze spotkanie polegające na odebraniu segregatorów.

Na początku ustalamy sposób zarządu nieruchomością, podstawę działania dotychczasowej firmy oraz plan przekazania.

Następnie określamy dokumentację, informacje i dostępy potrzebne do dalszego prowadzenia wspólnoty. Po otrzymaniu materiałów weryfikujemy ich kompletność i identyfikujemy sprawy wymagające kontynuacji albo decyzji zarządu.

Szczególne znaczenie ma zachowanie ciągłości informacji.

Jeżeli poprzednia firma prowadziła windykację, remont, reklamację, likwidację szkody, postępowanie sądowe albo inną ważną sprawę, nie wystarcza informacja, że „temat jest w toku”.

Nowy administrator powinien wiedzieć:

• co zostało dotychczas wykonane,
• jakie dokumenty znajdują się w aktach,
• jakie stanowisko zajęła druga strona,
• jaki jest kolejny termin,
• jakie działanie powinno nastąpić dalej.

Podobnie podchodzimy do finansów i dokumentacji. Celem przejęcia jest możliwie szybkie ustalenie rzeczywistego stanu spraw wspólnoty i przedstawienie zarządowi zagadnień wymagających decyzji. Sprawdzamy przy tym m.in. ewidencję księgową wspólnoty oraz sposób rozliczenia mediów.

Właściciele obsługiwanych przez FILARIO wspólnot korzystają również z Panelu Mieszkańca, natomiast zarząd pozostaje w bieżącym kontakcie z administratorem prowadzącym nieruchomość.

Rozważasz zmianę zarządcy? Porozmawiajmy.

Jeśli Twoja wspólnota jest na etapie szukania nowego zarządcy – chętnie przeprowadzimy bezpłatną analizę Twojej sytuacji. Filario to licencjonowany zarządca nieruchomości w Warszawie z ponad 15-letnim doświadczeniem. Sprawdź naszą pełną ofertę lub skontaktuj się z nami

Najczęściej zadawane pytania

Dobrze przygotowana zmiana chroni wspólnotę

Największym problemem podczas zmiany firmy nie musi być samo wypowiedzenie umowy.

Znacznie większe ryzyko tworzą: błędnie określony sposób zarządu, niewłaściwa procedura, brak przygotowanego następcy, niekompletna dokumentacja albo przejęcie nieruchomości bez wiedzy o zobowiązaniach i sprawach w toku.

Dlatego dobrze przygotowana zmiana powinna rozpoczynać się od ustalenia sytuacji prawnej i analizy dokumentów, a kończyć dopiero wtedy, gdy nowa firma posiada informacje potrzebne do rzeczywistego prowadzenia wspólnoty.

Szczególne znaczenie ma to wtedy, gdy jednym z powodów zmiany są zastrzeżenia dotyczące finansów. Nowy administrator powinien pomóc zarządowi ustalić nie tylko stan rachunków, należności i zobowiązań, ale również czy dokumentacja pozwala zweryfikować istotne wydatki poniesione w poprzednim okresie.

Jeżeli wspólnota rozważa zmianę firmy, więcej informacji o sposobie pracy FILARIO znajduje się w naszej ofercie oraz na stronie kontaktu.

Artykuł ma charakter informacyjny. Sposób rozwiązania konkretnej umowy oraz zmiany modelu zarządzania należy każdorazowo ocenić na podstawie dokumentów danej wspólnoty i aktualnego stanu prawnego.